memoria IEPALA

Base de datos institucional de IEPALA

Estado actual y descripción general del sistema

La base de datos institucional de Iepala es un sistema para la gestion de la informacion de los contactos institucionales que se han ido recopilando dentro de la organizacion a lo largo de muchos años.Este sistema se comenzó en el 2005 y se ha ido trabajando en el a lo largo del 2006. La base de datos se nutrio fundamentalmente de las bases de datos de contacto de la coordinacion y de la secretaria de IEPALA, asi como de los datos de la editorial Taluzma. El sistema en estos momento funciona de la siguiente manera:

• La base de datos institucional tiene una interfaz web bastante sencilla a la que se puede acceder desde: http://bdinst.iepala.es/gestion/ Para entrar al sistema es necesario un Usuario y Password. Este usuario y esta password se debe pedir a Jaime (informatica3@iepala.es) del grupo de informatica.

• La aplicación tiene diversas entradas: personas | organizaciones | pais | tipo | tema. De todas estas entradas la mas interesarante es la de organización. El grueso de todos los contactos se encuentra ahi (la gestión a traves de personas no se ha utilizado, y los campos controlados de pais, tipo y tema, no es necesario tocarlos)

• El uso de la aplicación tiene dos funcionalidades básicas: realizar búsquedas obteniendo listados para realizar emailings y crear/modificar organizaciones.

• Comenzaremos por la primera de las funcionalidades: realizar búsquedas para obtener listados para los emalings. Una vez dentro de organizaciones tenemos la presentación de los criterios de búsqueda. Con los criterios de búsqueda podemos obtener listados de los que “copiarâ€? los correos electronico para desde nuestro programa de correo enviar el correo que deseemos

• Finalmente veamos la funcaionalidad de crear/modificar contactos y correos organizaciones

Futuro de la aplicación

El 2 de Octubre se celebró una reunión para revisar la situación del sistema en la que participaron las diferentes personas que estan utilizando el sistema para su trabajo cotidiano. En esta reunion se debateron los usos y las limitaciones del sistema y se decidieron las siguientes modificaciones:

• Implementar una interfaz gráfica que permita Relacionar contactos con organización fácilmente y que favorezca asi la clasificación de estos contactos, permitiendo esta visión mas contacto-centrista.

• Ampliar las categorías, y permitir una gestión mas ágil de las mismas (subcategorias, visión según la especialización)

• Permitir una cierta trazabilidad de cambios (usuarios y fechas) asi como tener una herramientas para gestionar los contactos a nivel de “desactualizado”, “sin respuesta”,… etc.

• organizaciones: IEPALA
• Personas participantes: Diferentes perfiles dentro de IEPALA: Rocio (Area comunicación), Gonzalo (editorial Taluzma), Irene (sensibilización), Paloma (Secretaria coordinación), Jaime (Departamente informática)
• Escenarios: Local

Escrito por: jaime
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