Sistema de Gestión para Proyectos de Cooperacion (GPC)
Introduccion y puntos estrategicos del desarrollo del sistema
La posibilidad de desarrollar un sistema para la gestion de los proyectos de cooperacion basado en software libre es una idea que empezo a hablarse y a evaluarse en Octubre del 2005. Para estas fechas se estudiaron las diferentes posibilidades de software comercial que se encontraba en el mercado, y se tuvieron diferentes conversaciones alrededor de las ventajas y dificultades tanto de la implantacion de un sistema de informacion, como de las ventajas e inconvenientes de su desarrollo como software libre.
Finalmente ya en el 2006 se toma la decision de arrancar el desarrollo de un sistema para la Gestion de Proyectos de Cooperacion (GPC) desde un enfoque de “seguimiento y justificación contable” basado en software libre. Las caracteristicas que rodean a la decision de hacer un desarrollo propio basado en software libre son las siguientes:
- El sistema llevara mas tiempo para ser desarrollado, pero este tiempo puede verse compensado con el tiempo de implantación dado que la personalizacion y adecuacion del sistema a la situacion y necesidades propias es mucho mayor.
- Abaratamiento del sistema en general, no tanto por la reduccion de costes iniciales si no por la reduccion de costes a la largo plazo en todos los inevitables y continuos procesos de obsolescencia y actualizacion del software.
- Ahorro de tiempo para las futuras mejoras y ampliaciones (siempre y cuando se establezca un grupo solido y estable para desarrollo) asi como mucha mayor flexibilidad para la decuacion del sistema a nuevas necesidades.
- Desarrollo de una solucion propia y comun a la situacion de otras ONGs de tamaño medio, que al estar basada en software libre puede ser una opcion de apoyo al trabajo de otras organizaciones, de establecimiento de relaciones y redes con estas organizacion, al mismo tiempo que reforzamos y trabajamos en coherencia con la apuesta por el software libre que hace ya varios años hizo IEPALA.
Historia y proceso del desarrollo del GPC
Con esta serie de puntos claves para la decision, se arrancó el desarrollo del sistema en Mayo-Junio del 2006. El proceso de desarrollo hasta la fecha ha sido el siguiente:
- Basandonos en una serie de conversaciones y reuniones previas, se desarrollo un modelo basico que sirviese para el dialogo con los tecnicos de cooperacion. Este modelo previo estubo acabado para Septiembre del 2006. (ver documentos)
- Hacia Octubre del 2006 se establen una serie de reuniones con los tecnicos de cooperacion para evaluar el sistema. Este periodo se prolonga (ver documentos) a lo largo de todo el Otoño del 2006, añadiendo modificaciones al sistema en funcion del dialogo con los tecnicos.
- En Enero del 2007 se tiene una presentacion general del sistema con todos los tecnicos y se presenta un calendario para pruebas y puesta en produccion del sistema.
- Este calendario no puede ser cubierto y las fechas son desplazadas hasta despues de Abril del 2007. En Abril se retoma el dialogo con nuevos tecnicos de cooperacion que llevan a nuevos cambios y por otro lado evaluando la carga de trabajo de los tecnicos de cooperación para estas fechas movemos la puesta en pruebas hasta el 15 de Junio del 2006
Con este proceso se tiene previsto que el sistema pueda poner en produccion hacia el otoño del 2007, y para estas fechas podamos empezar un proceso de formacion e implantación en las contrapartes.
Descripcion general del sistema en esta primera fase (2006-2007).
A continuacion presentamos una descripción general del sistema. Para una información mas detallada o para un detalle de la evolucion y el proceso del sistema nos remitimos a los documentos adjuntos.
El sistema de gestion de proyectos para proyectos de cooperacion es una aplicación para la gestion de proyectos desde el punto de vista contable o administrativo.1 Se trata de una aplicación web, desarrollada con Ruby on Rails y MySQL como gestor de base de datos. La aplicación brinda las siguientes caracteristicas:
- Permite lanzar y gestionar los diferentes proyectos y planes financiadores (contratos abiertos con los financiadores) desarrollados por una organización. Estos planes financiadores y estos proyectos se pueden asociar de diversas formas (un proyecto puede tener diversos planes financiadores implicados, y un plan financiador puede estar implicado en diversos proyectos), pueden tener multiples contribuciones, agentes implementadores, tipos de partidas, etapas financiadoras, libros de gastos, y se puede elaborar
- Permitira (aun no esta implementado) por otro lado extraer informes a lo largo de las diferentes fases del proyecto para ayudar al seguimiento y justificacion de los planes financiadores frente a las financiadoras con las que se relaciona la organización.
- Permite una gestion de usuario en la que las diferentes grupos dentro de una organización, o las diferentes contrapartes implicadas en el proyecto, pueden volcar (gastos u otros tipos de informacion) los datos que tienen que ver con su parte de gestion del proyecto. Es decir la aplicacion permite una situacion de control y coordinacion entre las diferentes parte que componen el proyecto, ayudando a estrucuturar y facilitanto los procesos de comunicación entre los distintos grupos implicados en la realizacion del proyecto.
- La aplicación esta centrada en la gestion de proyectos o planes financiadores pero a traves de las relaciones entre conceptos contables y partidas, la aplicación esta concebida para integrarse con la contabilidad general de las organizaciones. Para esto la aplicación permitira (aun no esta implementado) diferentes volcados de los gastos asociados a los conceptos del plan contable general pudiendo integrar estos datos en la contabilidad general
- El sistema finalmente permite la definicion de agregaciones de proyectos o planes contables y su definicion para poder llevar todo tipo de analiticas contables que los departamentos de gestion necesiten.
Documentos
A continuacion se recogen los documentos relacionados con el proyectos en orden cronologico inverso:
060925anexoreuinoncooperinfor.rtf
060918modificacionespropuestas.rtf
- organizaciones: IEPALA
- Personas participantes: A lo largo de las reuniones y el proceso de diseño del sistema han participado toda la gente del departamento financiero o de dministración, el departamento de cooperación, y el departamento de informática.
Escrito por: jaime
Categorizado como: Tecnologias de la informacion y la comunicación, Software Libre, Proyecto TIC y software libre |